لا يعد التوقف عن إهدار الوقت أمرا بالغ الصعوبة، حتى لو كان يبدو كذلك. وإليك بعض الخطوات التي يمكنك القيام بها لإنجاز مهامك والحفاظ على وقتك.
ألا تتمنى أن تكون لديك ساعات إضافية لإنجاز كل الأمور التي تود القيام بها؟ بالنسبة لي، أنا أعلم أنني في حاجة إلى ذلك.
كل يوم، أبدأ بقائمة الأعمال التي أحملها، وأحيانا أبدأ بعدة قوائم، لكنني بالتأكيد أواجه بعض الشواغل التي تمنعني من الاستمرار في طريقي، سواء من خلال زميل، أو رسالة بريدية عاجلة، أو صفحة جديدة على الإنترنت تدعوني للمشاركة فيها.
وفجأة أصبحت عقارب الساعة تشير إلى السادسة مساء، وبدأت مجموعة من المهام الأخرى تتصارع على ما تبقى من يومك، مثل تناول الطعام، ورؤية أفراد العائلة، ومقابلة المدرب الرياضي.
ويقدم لنا دكتور سيدني فينكليشتين، أستاذ الإدارة والأعمال، الوصفة المناسبة لتنظيم الوقت، والتي تبدأ بإدراكك أن أكبر سبب يدفعك إلى الاستمرار في إهدار الوقت من بين يديك هو أنك لا تعامل الساعات والدقائق على أنها موارد ثمينة.
فلو كنا نهدر الطعام بنفس الطريقة التي نهدر بها أوقاتنا، لأصبحنا نعاني جميعا من سوء التغذية.
وإليك خمس خطوات تساعدك على التوقف عن إهدار الوقت.
أغلق بريدك الإلكتروني: لا تغلق البرنامج فحسب على جهاز اللاب توب، ولكن على هاتفك المحمول أيضا، وعلى أي جهاز إلكتروني آخر بالقرب منك. كيف يكون ذلك أمرا جيدا أن تحيط نفسك بأدوات تشتيت لا تقاوم، وهي أدوات من المؤكد أنها تسبب لك إزعاجا.
وبدلا من ذلك، حدد وقتا معينا تطالع فيه رسائلك البريدية مرتين أو ثلاث مرات في اليوم كله. وتذكر القاعدة التي تقول إنه عليك التعامل مع الرسالة البريدية "مرة واحدة"، والتي مفادها أنه ينبغي عليك أن تتعامل في الحال مع كل رسالة تقرأها، ولا تتركها لوقت لاحق، ثم احذفها.
قلل وقت الاجتماعات: إن فكرة الاجتماعات في حد ذاتها تكفي لإثارة ذكريات سيئة بشأن عدد غير محدود من الساعات المهدرة. وبينما لا يمكنني أن ألغي الاجتماعات من حياتك، أو من حياتي، لدي اقتراحان للمساعدة في الحد من الأوقات الضائعة في الاجتماعات.
أولا، توقف عن حضور الاجتماعات لمجرد أنك تعتقد أنه يجب عليك أن تكون حاضرا فيها، ولكن كن محددا، فإما ينبغي عليك الحضور فعلا، أو أنك لا تحتاج إلى الحضور بالتأكيد.
ثانيا، بالنسبة لتلك الاجتماعات التي ينبغي عليك أن تحضرها، حاول أن تخطط لكل اجتماع على حدة قبل الذهاب إليه، وعليك أن تترك مساحة زمنية كافية في نهاية كل اجتماع لتدوين الملاحظات التي تساعدك فيما بعد على تذكر أهم النقاط التي طرحت.
استغل أوقات الفراغ. خلال ذهابك في رحلة طيران، على سبيل المثال، عليك أن تستغل ذلك الوقت في إنجاز بعض الأعمال غير العاجلة.
إن تلك العزلة الإجبارية لفترة محددة من الزمن على متن الطائرة تعفيك من ضغط العمل، وتمنحك فرصة للتفكير بعيدا عن وسائل تشتيت الانتباه. فعندما يكون ضغط العمل أقل، تكون هناك فرصة أكبر للتفكير الإبداعي.
ضع لنفسك مواعيد نهائية صارمة وواقعية. أعرف أن روتين العمل اليومي قد يقف أحيانا في طريق إنجاز الأعمال بالكفاءة المطلوبة.
وهناك دائما تقدم وتراجع في العديد من المشروعات، وأنت بكل تأكيد لا يمكنك السيطرة بشكل كامل على الناس من حولك، لكن بإمكانك أن تسيطر على نفسك بشكل أفضل، وأن تتحكم في الطريقة التي تمارس بها عملك.
فعندما تنتهي من مهمة ما، انتقل إلى الأخرى، وعندما يصل مشروع ما إلى طريق مسدود، انتقل إلى المشروع التالي، ثم عد إلى الأول عندما تكون في حالة نشاط وانتعاش.
وحاول أن تُجْمل المهام التي قمت بها خلال اليوم، بحيث تنتهي عند نقطة معينة يكون من السهل أن تبدأ بها في اليوم التالي.
فكر في ذاتك. في نهاية كل شهر، انظر إلى جدول أعمالك بطريقة جادة وهادئة، وكيف قضيت وقتك خلال الأسابيع الأربعة السابقة. هل أنت فخور بالطريقة التي استفدت بها من وقتك؟
وهل حصلت على نتائج ملموسة من المشروعات التي اخترت الدخول فيها؟ وهل تتبع الاقتراحات التي قرأتها في مثل هذا المقال للتوقف عن إهدار وقتك؟
في الحقيقة، حتى أفضل النوايا لا تعد كافية للتخلص من العادات القديمة الخاطئة. فإذا كنت جادا في هذا الأمر، عليك أن تراقب جيدا الطريقة التي تسير بها. فهذه واحدة من أفضل الطرق التي تساعد على إنجاز المهام.
ولا تكتف بالقول إنك تريد أن تتوقف عن إهدار وقتك، ولكن قم بخطوات عملية نحو ذلك، وسجل ما تريد القيام به خلال شهر من الآن، وتابع ذلك بشكل جاد.
وكالعديد من الأشياء الأكثر أهمية في حياتنا، لا يعد التوقف عن إهدار الوقت فرعا من العلوم المعقدة، لكنه يمثل خليطا من عدة عوامل يمكن أن تُحول إلى أمر واقع، ومن جرعة مناسبة من الانضباط الشخصي.
والأمر ليس أكثر تعقيدا من ذلك، وهو ما يعني أنه لا يوجد ما يمنعك من تنفيذ ما تريد. والآن ماذا ستفعل في أوقات فراغك في الفترة المقبلة؟
