حددت اللائحة التنفيذية لنظام التعاملات الإلكترونية التي أقرها مجلس إدارة هيئة الحكومة الرقمية، 4 شروط للاطلاع على السجلات الإلكترونية، كما حددت 5 شروط لحفظ تلك السجلات.
اشترطت توافر المعلومات بصيغة إلكترونية مقروءة
وأوضحت أنه يشترط لعرض السجلات والبيانات الإلكترونية والاطلاع عليها، توافر المعلومات المتعلقة بالتعامل الإلكتروني وفق صيغة إلكترونية قياسية مقروءة ومفهومة وكاملة، كما تلتزم الجهات التي تقوم بحفظ تلك السجلات بتحديد صلاحيات الاطلاع والتعامل مع السجلات والبيانات الإلكترونية لمنسوبيها بناءً على حاجة العمل، وبما لا يتعارض مع الأنظمة.
وشددت على أن تلتزم الجهات التي تقوم بحفظ السجلات الإلكترونية بتطبيق الحلول الفنية المناسبة لتسجيل جميع الحالات التي يتم فيها الاطلاع على تلك السجلات الإلكترونية، أو الوصول إليها، أو التغيير فيها أو في بياناتها.
ويحق لأحد الطرفين في التعامل الإلكتروني أو أي جهة ذات صلاحية نظاماً الحصول على معلومات من السجلات الخاصة بالتعامل الإلكتروني من الجهات التي تقوم بحفظها، وخلافاً لذلك لا يحق للجهة التي تقوم بحفظ السجلات الإلكترونية تقديمها لأي طرف ثالث دون الاتفاق المسبق بين طرفي التعامل.
5 شروط لحفظ السجلات والبيانات الإلكترونية
ووفق اللائحة، فإنه عند حفظ السجلات والبيانات الإلكترونية يجب اتباع قواعد وإجراءات واضحة وموثقة لحفظ السجلات الإلكترونية، بما يتفق مع الأنظمة واللوائح ذات العلاقة، ويجب حفظ السجلات والبيانات الإلكترونية في أي صيغة بما يتناسب مع النظام المعمول به لدى من قام بالحفظ.
وإذا تطلبت أي فقرة في هذه اللائحة تحديد التاريخ والوقت أو حفظه أو إبرازه، فيجب تحديد التاريخ وفق التقويم الميلادي على الأقل، مع إضافة التقويم الهجري إذا تطلب ذلك أي نص نظامي، وأن يحدد الوقت بالساعة والدقيقة والثانية كحد أدنى، كما يجب أن يتفق التاريخ والوقت مع الوقت الرسمي المعتمد في المملكة العربية السعودية، ما لم يتفق الطرفان على خلاف ذلك.
ومن شروط الحفظ أيضاً، أنه في حال تطلب السجل الإلكتروني إثبات صحة الوقت، يجب أن يحتوي السجل على ختم زمني صادر من قبل المركز أو من مقدم خدمات التصديق، بما يتوافق مع ما يصدر عن الهيئة، كما يجب استخدام التقنيات المناسبة لضمان حفظ السجل الإلكتروني بالشكل نفسه الذي أنشئ أو أرسل أو تسلم به، أو ضمان أن محتواه مطابق للمحتوى الذي أنشئ به، أو أرسل أو تسلم به.
ضوابط إنشاء السجلات الإلكترونية
ويعدُّ السجل الإلكتروني صادراً من المُنشئ، إذا كان المُنشئ هو الذي أصدره بنفسه، أو إذا صدر من خلال شخص له صلاحية التصرف نيابة عن المُنشئ، كما يعدُّ السجل الإلكتروني صادراً من المُنشئ، إذا أُرسل بوساطة منظومة آلية برمجها المُنشئ، أو شخص له صلاحية التصرف نيابة عن المُنشئ، لتعمل بشكل تلقائي نيابة عنه، بشرط أن يتحقق باستخدامها سلامة الإنشاء والإرسال التلقائيين.
ويجوز لمُنشئ السجل الإلكتروني الاستعانة فنياً بمن يراه من الوسطاء لإنشاء سجل أو إرساله، أو إنشائه وإرساله معاً، ولا يعدُّ الوسيط مُنشئاً للسجل.
وشددت اللائحة على أن يتضمن السجل الإلكتروني البيانات التي تحدد هوية السجل، وارتباطه بالتعامل الإلكتروني والسجلات الإلكترونية الأخرى، وتشمل تلك البيانات معلومات منشئ السجل الإلكتروني، ومعلومات مرسل السجل الإلكتروني، إذا كان مختلفاً عن المنشئ، ومعلومات المرسل إليه السجل الإلكتروني، ورقم العملية التي يتضمنها السجل الإلكتروني وطبيعتها، وتاريخ إنشاء السجل الإلكتروني ووقته.
كما يجب أن تشمل بيانات السجل الإلكتروني، تاريخ إرسال السجل الإلكتروني ووقته، وتاريخ استلام السجل الإلكتروني ووقته، ومعلومات إعادة الإرسال، أو التعديل، أو الإلغاء، وكذلك رسائل إقرار الوصول في حالة اشتراط ذلك من قبل المرسل.
وبحسب اللائحة، يجب حفظ السجلات والبيانات المتعلقة بأي تعامل إلكتروني بما يتفق مع متطلبات أي أنظمة أو لوائح، أو إجراءات تتعلق بتحديد المدد الزمنية الواجب بقاء السجلات والبيانات محفوظة خلالها، كما يجب حفظ السجلات والبيانات المتعلقة بأي تعامل إلكتروني بما يتفق مع الاتفاقيات المبرمة بين طرفي التعامل الإلكتروني.
