حظرت لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها لعام 1445هـ التي أقرها مجلس الوزراء مؤخراً، استعمال الألفاظ الدالة على التبجيل في المراسلات الحكومية سواء كانت ورقية أو إلكترونية.
يُراعى في صياغة الرسالة تجنب الإسهاب الممل والاختصار المخل
وعرفت الوزارة المراسلات بأنها أي مكاتبة ورقية أو إلكترونية بين طرفين مرسل ومرسل إليه يكون أحدهما أو كلاهما جهة رسمية، وتحتوي على معلومات معينة سواء كان مصدرها وزارة أو مؤسسة أو هيئة عامة أو مصلحة حكومية لها شخصية اعتبارية أو أيا من الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية أو الاعتبارية.
وشددت اللائحة على أن تقتصر الرسالة على موضوع واحد إلا إذا تطلب الأمر غير ذلك، وأن يشار فيها إلى خلفية الموضوع والنصوص النظامية التي تحكمه إذا تطلب الأمر ذلك، وأن تقدم وجهة نظر الجهة المرسلة، وأن تحدد النتيجة التي تم التوصل إليها أو الغرض من الرسالة، وأن تصدر بتوقيع صاحب الصلاحية أو من يفوضه.
واشترطت اللائحة أن يُراعى في صياغة الرسالة تجنب الإسهاب الممل والاختصار المخل، وألا يستخدم أي لفظ أجنبي ما لم يكن لذلك مسوغ، وأن تكون الألفاظ والمعاني واضحة ولا تتنافى مع أحكام الشريعة الإسلامية، وأن تكون سليمة من حيث الألفاظ والتراكيب.
وأبانت اللائحة أن سجلات الوارد والصادر تقسم إلى ثلاثة سجلات، تعطى الرموز "۱، ۳،۲"، بحيث يعطى الرمز رقم "۱" للمراسلات الواردة والصادرة التي يختص بها مكتب الوزير أو رئيس الجهاز المستقل أو من في حكمهما، ويعطى الرمز رقم "۲" للمراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالمهمات والوظائف والأنشطة الأساسية والمساعدة التي تعالجها الوحدات الإدارية للجهاز، بينما يعطى الرمز رقم ۳ للمراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالوظائف والأنشطة المساعدة للجهاز، والتي تعالجها الوحدات الإدارية المساعدة.
وأضافت اللائحة أن رمز سجل المراسلات الواردة يوضع بعد رقم قيد الوارد، ويفصل بينهما بخط مائل، بينما تحمل الرسالة الصادرة رمز الوحدة الإدارية التي أعدتها، ويوضع رمز سجل المراسلات الصادرة قبل رقم الصادر ويفصل بين كل منها خط مائل، فيما يبدأ تسلسل أرقام قيود المراسلات الواردة والصادرة لكل سجل من بداية العام وينتهي بنهايته.
أكدت اللائحة على ضرورة أن تميز موضوعات المراسلات المستعجلة ببطاقة ذات لون أصفر
وأكدت اللائحة على ضرورة أن تميز موضوعات المراسلات المستعجلة ببطاقة ذات لون أصفر يكتب عليها درجة الاستعجال، ويتطلب الأمر تسليمها حالاً، وتقسم تلك الموضوعات من حيث الاستعجال إلى ثلاث درجات هي "حالاً" وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأعلى للاستعجال، و"عاجل جدا" وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد المتوسط للاستعجال، و"عاجل" وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأدنى للاستعجال.
وتتولى الوحدة الإدارية المعنية في كل جهاز تحديد الموضوعات التي تدخل في أي درجة من درجات الاستعجال الثلاث مما يدخل في نطاق اختصاصه، وترسل للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وتميز موضوعات المراسلات المهمة ببطاقة ذات لون "أخضر"، وبدرجة أهمية واحدة، وتطبق درجات السرية وفقاً لما هو مقرر في الأحكام المنظمة لتصنيف البيانات والأنظمة والتعليمات المعمول بها في هذا الشأن، وتميز ببطاقة ذات لون "أحمر" ويكتب عليها درجة سريتها، أما إذا اتصفت الرسالة أو المعاملة بأكثر من صفة من درجات الاستعجال والأهمية والسرية؛ فتدون عليها هذه الصفات وترافقها بطاقة كل صنف.
وتشدد اللائحة على المؤسسات بإيجاد غرف بريدية للبريد الرسمي في كل جهاز؛ ليتولى مهمات استقبال ما يرد إليه من الجهاز من مواد بريدية صادرة إلى جهات أخرى خارج مقر الجهاز، وتسليمها إلى الجهات المرسلة إليها بموجب بيانات تعد لذلك، واستقبال ما يرد إلى الجهاز من مواد بريدية من الغرف البريدية الأخرى، وتسليمها إلى الجهة المعنية في الجهاز بموجب بيانات تعد لذلك، وتأمين الحاويات المناسبة؛ لحفظ المواد البريدية أثناء التوزيع أو الإرسال والتسليم، وتأمين وسائط لنقل المواد البريدية بمواصفات خاصة تعدها المؤسسة؛ وذلك لحماية المواد البريدية من الفقد أو التلف أو التعرض لأي طارئ أثناء نقلها، وتوفير بطاقات خاصة؛ للتعريف بموظفي المؤسسة.
ويتخذ الجهاز الترتيبات اللازمة التي تسهل وتحقق للغرف البريدية إنجاز مهماتها، ومنها تخصيص موقع مناسب للغرف البريدية وتهيئته بحسب متطلبات المؤسسة، بجانب تخصيص مواقف مناسبة لسيارات نقل البريد تحت مسؤولية الجهاز، فيما حظرت اللائحة جميع الأفعال التي تؤدي إلى تلف الوثيقة أو الإضرار بها، ومنها تخريم وتدبيس أصول الوثائق دائمة الحفظ، ويُحظر أيضًا ثني الوثائق، ويستعاض عن ذلك باستخدام الوسائل الحديثة المناسبة التي تساعد على تماسك الوثائق، كالماسكة والظروف والحافظات وغيرها، كما حظرت تراكم الوثائق دون حفظ، ولضمان عدم تراكمها يمكن القيام بتصفية أوراق المكاتب دوريا، وصف أوعية الحفظ على الرفوف بتماسك.
