أفادت دراسة أن الموظفين يستغرقون 28% من دوام العمل في قراءة والرد على البريد الإلكتروني، ومن الضروري كتابة رسائل العمل بطريقة صحيحة واحترافية لعدم الوقوع في الأخطاء.
وتناولت "فورتشن" في تقرير نصائح مؤسسة شركة "Resume Stratigists" الاستشارية فيما يتعلق بتجنب كتابة ست كلمات في البريد الإلكتروني لكي لا تشعر قارئها بضعف الثقة من قبل مرسلها.
6 كلمات تظهر عدم الثقة في رسالة بريد إلكتروني | |
العنصر | التوضيح |
فقط |
- مثال لذلك: "كنت فقط أود معرفة ما إذا كان هناك أي آراء بشأن النسخة التي أرسلتها".
- تقلل هذه الكلمة من أهمية العمل أو المهمة التي اتم مناقشتها، وتحمل في طياتها عدم أفضلية للوقت أو الأداء للمهمة الموكلة. |
ربما |
- مثال لذلك: "ربما أبعث ببيان حول العمل بحلول الظهيرة".
- تحمل كلمة "ربما" معنى عدم اليقين والتردد لدى الشخص بشأن مهمة ما، ومن الأفضل التحدث صراحة عن عدم القدرة على إنهاء المهمة وتحديد موعد إرسال البيان. |
سأحاول |
- مثال لذلك: "سأحاول تحرير المقال الذي أرسلته لي".
- تلمح هذه الكلمة إلى عدم وجود ثقة في القدرة على تنفيذ المهمة الموكلة، وبالتالي، من الأفضل طلب المساعدة من الآخرين. |
أظن |
- مثال لذلك: "أظن من الضروري التحقق من مستوى خلايا الدم البيضاء لدى المريض".
- تعطي الكلمة انطباعا بعدم الثقة فيما يقوله الشخص من توصيات، وبالتالي، يجب التأكيد على اقتراحه. |
أيا كان |
- مثال لذلك: "رأيت شكوى العميل حول أيا كان ما يقوله، لذلك سأعرض خصما ما".
- عند ذكر هذه الكلمة في رسالة ما عبر البريد الإلكتروني، فإن المتلقي يأخذ انطباعا بعدم الاهتمام وعدم الدقة في الحديث، وبالتالي، يجب ذكر بوضوح ما يشكو منه العميل. |
آسف |
- مثال لذلك: "آسف لدى اجتماع في الواحدة ظهرا، ولكن هل الساعة الثانية مناسب؟"
- من غير الضروري على الإطلاق التقليل من نبرة الحديث بكلمة "آسف" والاعتذار دون جدوى وعدم وجود خطأ، بالتالي، يمكن القول ببساطة: "لدى اجتماع في الواحدة ظهرا، هل مناسب بالنسبة لك الساعة الثانية؟". |