بينت ضوابط استئجار الجهات الحكومية للعقارات خارج المملكة المعايير الواجب على الجهات الحكومية مراعاتها عند استئجار العقارات والإجراءات الخاصة بها.
ونصت الضوابط على أن يكون عقد الاستئجار لمدة لا تزيد على 5 سنوات، ويجوز أن يُنص في العقد على إمكانية تجديده تلقائياً لمدة أو مدد مماثلة بما لا يتجاوز عشر سنوات، وفيما يلي تفاصيل هذه الضوابط:-
شروط الاستئجار
ذكرت الضوابط أنه لا يجوز لأي جهة حكومية استئجار عقار خارج المملكة إلا عند الحاجة الماسة له، وأن يكون الاستئجار وفقاً لأحكام الضوابط، مع التقيد بعدة أمور منها توفر الاعتماد المالي اللازم لاستئجار العقار في ميزانية الجهة الحكومية، وألا يكون لدى الجهة الحكومية عقار غير مستغل يلبي احتياجها.
كما شددت على ضرورة التنسيق مع الهيئة العامة لعقارات الدولة للتأكد من عدم توفر عقار للدولة يلبي احتياجهاـ، وأن يخصص العقار للغرض المستأجر من أجله، وأن تكون مساحة العقار المطلوب استئجاره وفقاً للمعايير المعتمدة لدى الهيئة، وفي حدود حاجة الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار.
إجراءات الاستئجار
نصت الضوابط على أنه يجب على الجهات الحكومية أن تقدم للهيئة طلب تبدي من خلاله رغبتها في الاستئجار، وأن يكون هذا الطلب وفق النموذج المعد لذلك، مع تحديد الغرض من الاستئجار ونوع العقار المطلوب ومدة الاستئجار المطلوبة، وكذلك تحديد الموقع المطلوب والمواصفات الأمنية والمواصفات الفنية، مثل عدد الموظفين وعدد المواقف والمستودعات، وغيرها.
وتقوم الهيئة بالموافقة على طلب الاستئجار المبدئي أو عرض مبنى حكومي يلبي احتياج الجهة خلال 10 أيام عمل من تاريخ تقديم الجهة الحكومية للطلب، كما حددت الضوابط 4 حالات يتم فيها استثناء الجهات الحكومية من هذه الضوابط ويتاح لها التعاقد المباشر.
وأضافت أن هذه الحالات تشمل الجهات الحكومية التي ترغب في توفير المقرات المؤقتة للبعثة أو السكن لرؤساء البعثات أو الموظفين ويمكن للبعثة الاستفادة من أي من الخيارات المتاحة في البلد المضيف مكاتب، أو وحدات سكنية مفروشة، أو شقق فندقية أو فنادق على أن يكون العقار مؤتناً وجاهزاً للاستخدام لمدة لا تزيد على 6 أشهر، ويجوز تمديدها لفترة مماثلة بعد الرفع لصاحب الصلاحية بالجهة الحكومية، وذلك في حدود الاعتمادات المالية المعتمدة بميزانية الجهة الحكومية.
والحالات الأخرى فهي إذا كانت التكلفة التقديرية لاستئجار مقر دائم لمكاتب البعثات أو المكاتب الفنية الملحقة لا تتجاوز 300 ألف دولار سنوياً للموقع الواحد، أو إذا كانت التكلفة التقديرية لاستئجار مقر دائم لسكن رئيس البعثة أو الموظفين لا يتجاوز 50 ألف دولار للموقع الواحد، وذلك في حدود الاعتمادات المالية المعتمدة بميزانية الجهة الحكومية، وإذا كان العقار مجاوراً للعقار المستغل من قبلها، سواء أكان مستأجراً أم مملوكاً لها بغرض التوسع.
مواصفات العقار المراد استئجاره
يشترط في العقار المراد استئجاره أن يكون خالياً من العيوب الإنشائية، وأن تتوافر فيه اشتراطات التراخيص اللازمة من الجهات المختصة، وأن تتناسب مساحته مع حاجة الجهة الحكومية، وأن يكون مؤمناً عليه من قبل المؤجر، وألا يكون على العقار مخالفات أو مستحقات لأي جهة مختصة، وألا يكون العقار محل نزاع، وألا يكون العقار يعود لأحد من منسوبي الهيئة أو الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار، أو قريب له من الدرجة الأولاد.
الاستئجار لا يشمل المنسوبين
ذكرت الضوابط أن إسكان المنسوبين لا يعد من الحاجات التي تجيز الاستئجار، وإذا كان الغرض من الاستئجار إسكان منسوبين تتطلب الأنظمة إسكانهم، فلا يجوز أن يزيد ما تدفعه الجهة الحكومية نظير الإجارة أو سواها على بدل السكن النقدي للمستفيد وقت الاستئجار أو التجديد.
مهام تقوم بها الهيئة
أوضحت الضوابط المهام التي تتولاها الهيئة لمساعدة الجهات الحكومية على استئجار العقار، حيث ذكرت أن الهيئة تقوم بتوفير عروضاً من شركات التسويق والوساطة وبيوت الخبرة العقارية، على ألا يقل مجموع العروض المقدمة عن ثلاثة على أن تكون قيمة استئجار العقار عادلة، وذلك وفقاً للاعتمادات المالية للجهة.
وعلى الهيئة أن تتولى التنسيق مع شركات التسويق العقاري وبيوت الخبرة لتوفير العروض المناسبة، أيضا إبلاغ الجهة الحكومية بالعروض المناسبة والمعتمدة من قبلها خلال 30 يوماً من تاريخ الموافقة المبدئية على طلب الجهة الحكومية، على أن تراعي عند تحديد القيمة الإيجارية اشتمالها على تكاليف التجهيزات الأساسية التي تمكن من الانتفاع بالعقار، وللهيئة الاستعانة بالجهة الحكومية المستأجرة أو غيرها لتوفير متطلبات هذه المادة، ويجوز الاكتفاء بالعروض التي يتم جلبها من قبل الجهة الحكومية.
إجراءات ضرورية
ألزمت الضوابط الجهة الحكومية بمخاطبة الجهات الأمنية المختصة للتأكد من أن العقارات المختارة لا تعود لأشخاص أو جهات من المحظور التعامل معهم، وتعد الجهة الحكومية محضراً يتضمن الوقوف على العقارات واختيار الملائم منها والمناسب من الناحية الفنية والأمنية من بين العروض المعتمدة من قبل الهيئة، ويتم الرفع لصاحب الصلاحية في الجهة الحكومية بالمحضر المعد بشأن العقار المناسب لاستكمال.
وعلى الجهة الحكومية عند إبرام عقد الاستئجار التأكد من توافقه مع الضوابط، وذلك بما لا يتعارض مع أنظمة الدولة التي ينفذ فيها العقد، كما يجوز أن تتحمل الجهة الحكومية مبلغ التأمين أو أي رسوم أو ضرائب ناتجة عن إبرام عقد الاستئجار في حال كانت أنظمة الدولة التي ينفذ فيها العقد تُلزم المستأجر بذلك، وذلك وفق الاعتمادات المالية المعتمدة بميزانيتها.
مدة الاستئجار
نصت الضوابط على أن يكون عقد الاستئجار لمدة لا تزيد على 5 سنوات، ويجوز أن يُنص في العقد على إمكانية تجديده تلقائياً لمدة أو مدد مماثلة بما لا يتجاوز 10 سنوات، ما لم يبلغ أحد الطرفين الطرف الآخر بعدم رغبته في تجديده قبل 180 يوماً على الأقل من تاريخ نهاية العقد أو نهاية المدة المجددة، ويجوز في حالات الضرورة التي تراها الجهة الحكومية، تجديد لعقد لمدد أخرى بعد موافقة الهيئة.
وألزمت الضوابط الجهة الحكومية بإبلاغ الهيئة عند رغبتها في تجديد عقد الاستئجار أو إنهائه قبل 120 يوماً على الأقل من تاريخ نهاية العقد أو نهاية المدة المجددة.
ضوابط أخرى
يوقع رئيس الجهة الحكومية أو من يفوضه عقد الاستئجار، وذلك وفقاً للاعتمادات المالية، وتتولى الجهة الحكومية إدارة عقد الاستئجار وسداد قيمته، وتدفع قيمة العقد على دفعات متساوية بداية كل سنة تعاقدية من مدة العقد على أن تزود الجهة الحكومية الهيئة بصورة من عقد الاستئجار وما يطرأ عليه من تعديل أو تجديد أو إنهاء وفقا للضوابط.
التزامات على المؤجر
أكدت الضوابط أنه يجب على الجهة الحكومية التأكد من تضمين العقد نصاً يتحمل بموجبه المؤجر أثناء سريان العقد إجراء الصيانة العلاجية التصحيحية والتجديدية للتجهيزات الأساسية للعقار المستأجر على نفقته الخاصة، ولا يتم تعويض المؤجر أو زيادة الأجرة نظير قيامه بأعمال الصيانة العلاجية التي تحد من الانتفاع بالعقار خلال مدة سريان العقد، يتحمل المؤجر قيمة وتكاليف التسويق، وعمولة الشركات العقارية، ولا يجوز للجهة دفع هذه التكاليف إلا في حال كانت أنظمة الدولة التي ينفذ فيها العقد تلزم المستأجر بذلك، ويجوز أن تتخذ الإجراءات المنصوص عليها في الضوابط إلكترونياً.
تحويل عقد الإيجار لتمليك
ذكرت الضوابط أنه في حال مناسبة العقار ورغبة الجهة الحكومية وموافقة مالكه على تحويله إلى عقد إيجار منته بالتمليك، فيتم الرفع للهيئة لاستكمال الإجراءات النظامية لذلك.